Inúmeras ferramentas podem melhorar o envio e o recebimento de mensagens entre organização e funcionários
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A comunicação interna é uma área muito importante de uma empresa. Ela é responsável por integrar todos os setores e departamentos, bem como divulgar as principais mensagens e ações desenvolvidas pela companhia, seja ela de pequeno, médio ou grande porte. Quando esse trabalho é bem feito, os funcionários têm acesso às informações mais transparentes e sem ruídos, aumentando a produtividade e a conexão com os valores da empresa.
Para melhorar ainda mais esse processo, a comunicação interna não só pode como deve fazer uso das tecnologias presentes no mercado. Elas otimizam o trabalho, melhoram a gestão do tempo e facilitam o acesso às informações difundidas entre os departamentos, passando por toda a hierarquia prevista no organograma empresarial. Para tanto, é necessário analisar as necessidades de cada setor e a viabilidade de adquirir uma determinada tecnologia.
As reuniões, por exemplo, podem ser realizadas de forma virtual por meio de videoconferência. Existem várias ferramentas no mercado com essa finalidade, como o Skype, o Hangouts e até mesmo o WhatsApp. A comunicação interna depende principalmente de um envio e de um recebimento eficiente de mensagens. Por esse motivo, a empresa pode utilizar sistemas automatizados de SMS para mensagens emergenciais e outras plataformas de comunicação para diversos tipos de comunicados.
Para divulgação de eventos, cursos, palestras e difusão de materiais motivacionais para cada setor, duas boas ferramenta são os murais eletrônicos e os chatbots. Os primeiros, com certeza, são mais eficientes e práticos do que os murais manuais já que possibilitam ao funcionário o acesso rápido aquilo que deseja, em poucos segundos. Os segundos, por sua vez, auxiliam ações internas como pesquisas e votações, dando transparência às decisões e engajando mais pessoas.
Documentos e agendas compartilhadas também são possíveis por meio de plataformas digitais como o Dropbox e o Google Drive, nos quais a empresa pode editar planilhas e documentos de texto em tempo real com colaboradores específicos de cada setor. Para melhorar o fluxo de trabalho e divulgar mensagens importantes, a empresa também pode fazer uso de ferramentas corporativas de comunicação, como é o caso do Trello.
As possibilidades que a tecnologia oferece para a comunicação interna são múltiplas. Cabe ao departamento de recursos humanos, à diretoria e aos funcionários envolvidos com o setor de comunicação implementá-las de forma efetiva e de acordo com as necessidades específicas de cada empresa.