Compreenda a importância de ter um departamento administrativo bem articulado
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O epicentro da gestão de uma empresa está no departamento administrativo, uma vez que é esse departamento que irá estruturar os processos da empresa, além de cuidar da papelada, da listagem de funcionários e de questões de gerência que fazem a roda de uma companhia girar. Por isso, é importante ter um departamento bem-estruturado, de maneira que possa impactar positivamente a empresa.
Além das questões internas, o administrativo é responsável por cuidar dos aspectos tributários, zelar pelo controle financeiro e monitorar custos. Os papéis e as funções desempenhados por esse departamento devem estar claros, possibilitando tomada de decisões que estejam de acordo com a cultura da empresa, performando da melhor maneira a atender às demandas dos diversos setores que chegam para esse setor. Quanto maior a empresa, maior será a demanda, o que exigirá uma capacidade maior de gestão e tomadas de decisões mais complexas.
Saber reconhecer e compreender a importância de diversos setores para uma companhia é um desafio; afinal de contas, o trabalho de maneira geral é uma atividade complementar, ou seja, um setor depende do outro e requer uma colaboração mútua. Em função disso, a clareza das informações é essencial, e a comunicação clara e a delegação de tarefas deve ser feita de maneira a não gerar dúvidas e não diminuir ou impactar negativamente a produtividade da empresa. No entanto, deve-se analisar também a importância de otimizar a produtividade dos trabalhadores do setor administrativo em si. Uma vez otimizadas, as bases para elaboração de estratégias que impulsionam a empresa serão melhor alicerçadas.
Das organizações possíveis, até mesmo a organização de departamentos pode ser feita pelo administrativo, ou seja, uma divisão baseada em funções que contribuem para o pleno funcionamento da empresa. Tem-se portanto que a divisão pode ser feita entre administrativo, financeiro, comercial, entre outros, dependendo do nicho de atuação da empresa. Essas atribuições atendem a pontos específicos dentro e fora da companhia, como funcionários internos, diretoria, clientes, investidores, parceiros, entre outros.
Ainda que essas áreas demandem autonomia, cabe ao setor administrativo coordená-las; para tanto, vale analisar quais recursos auxiliam nessa coordenação. Ao gerir informações, por exemplo, o setor deve estar preparado para fazer um controle de documentação, logo computadores, impressoras e todo o material administrativo devem ser aproveitados, para que haja uma facilitação na organização do setor e, consequentemente, da empresa. Se ocorrerem falhas nesses tópicos, a produtividade será afetada, o que pode significar problemas futuros e até mesmo alteração no fluxo de caixa da empresa, falta de suprimentos, entre outros problemas, que, com a organização adequada, podem ser evitados.
